Comunicazione efficace

 

 

Una comunicazione efficace sul posto di lavoro fa sì che le persone prendano decisioni che altrimenti non avrebbero preso.

A volte è facile da vedere. Un capo dà un ordine, poi le persone lo eseguono. Un cartello dice che il bagno è fuori servizio, quindi le persone ne trovano un altro. Un'e-mail ricorda alle persone di seguire la formazione obbligatoria e la maggior parte delle persone lo fa (anche se nessuno vuole).

A volte una comunicazione efficace non è facile da vedere. Un commento nel codice sorgente impedisce a un programmatore di commettere lo stesso errore anni dopo. Un leggero cipiglio di un leader fa sì che le persone che lo conoscono bene approfondiscano ulteriormente alcuni dati ambigui. Una parola gentile dà a qualcuno la pazienza sufficiente per sopportare il crollo nervoso del proprio figlio quella sera.

Il problema è che tutte queste cose sembrano esattamente una comunicazione inefficace sul posto di lavoro! Il capo che dà un ordine che le persone farebbero comunque. Un cartello dice che il bagno è fuori servizio quando il water è rotto. La quarta e-mail per seguire la maledetta formazione. Un commento che indica un bug ovvio per chiunque abbia una vaga familiarità con il linguaggio. Un cipiglio incomprensibile. Una banalità vuota.

Sì, anche uno scambio di informazioni accurato è necessario per una comunicazione efficace. Se le persone non capiscono cosa stai cercando di dire loro, non sarai costantemente efficace. Quindi sapere come comunicare bene è il primo passo. Ma non è il motivo per cui comunichiamo al lavoro. Un messaggio ben comunicato che viene prontamente scartato non aiuta nessuno. Devi cambiare le loro decisioni. Questo è il secondo passo. E questo ha alcune implicazioni sottovalutate.

 

L'efficacia della comunicazione non può essere misurata al mittente.

 

Due persone nella tua azienda possono dire o scrivere esattamente la stessa cosa e ottenere risultati completamente diversi. Diavolo, una persona nella tua azienda può dire o scrivere esattamente la stessa cosa e ottenere risultati completamente diversi semplicemente perché il pubblico o la situazione erano diversi.

Eppure le aziende spesso sviluppano processi di stile unici per la comunicazione: vai a questa riunione, segui questo schema, assicurati di rimanere nei limiti. Lo vedi con riunioni in piedi e aggiornamenti di stato e modelli di revisione del codice e sistemi di ticket standardizzati e revisioni delle prestazioni e sondaggi a impulsi. Sono ben intenzionati. Alcuni sono persino utili!

Questo tipo di processi sono ottimi per forzare un livello di base di efficacia per la maggior parte del pubblico. Ma limitano anche il possibile livello di efficacia perché si rivolgono alla maggior parte del pubblico. Meno riesci a adattare la tua comunicazione al tuo pubblico, meno efficace può essere.

Peggio ancora, la comunicazione standardizzata crea una trappola per i manager e i singoli collaboratori perché è tutta focalizzata sul mittente. Ci fissiamo sul come della comunicazione piuttosto che sul perché. In questi ambienti, se qualcuno non è efficace, deve essere perché non sta seguendo abbastanza bene il processo! La comunicazione è una strada a doppio senso, ma non guardiamo mai al pubblico. Non consideriamo mai che forse le persone con cui questa persona sta comunicando non traggono molti benefici dai processi di comunicazione standardizzati. E certamente non incoraggiamo la persona in difficoltà a rischiare di lavorare al di fuori dei processi standard per essere un comunicatore più efficace.

 

Una comunicazione efficace avviene prima della decisione.

 

Questo potrebbe essere un po' ovvio, ma non puoi influenzare una decisione che è già stata presa. Puoi far sì che qualcuno prenda una nuova decisione che contraddica la prima. Puoi fargli pensare meglio o peggio di quella decisione a posteriori. Ma tutto ciò è una lotta in salita contro il pregiudizio di conferma.

Un po' meno ovvio è il ritardo temporale tra il dire o scrivere qualcosa e sapere se è stato efficace o meno. Se stai decidendo dove andare a pranzo, quel ritardo temporale potrebbe essere molto breve. Dal momento che vengono sollevate solo poche argomentazioni, è più facile dire quali sono state efficaci. Considera invece la decisione del tuo capo di promuoverti (o meno). Di solito c'è un intero anno di input che influenza la sua decisione. Qualcosa di ciò che dici farà la differenza? Assolutamente. Modelli costantemente l'impressione che il tuo capo ha di te. Cambierà la sua decisione? Non ne avrai idea finché non prenderà effettivamente la decisione, e anche in quel caso, in un periodo di tempo così lungo, è quasi impossibile determinare che tipo di influenza hai avuto su di essa.

Almeno i cicli di promozione sono prevedibili. Molte altre decisioni sul posto di lavoro sono furtive e sorprendenti che avvengono in riunioni a tre passi di distanza da te. Se aspetti, esprimendo la tua opinione solo dopo che quelle riunioni sono diventate pubbliche, non sarai molto efficace. Non solo è in gioco il pregiudizio di conferma, ma l'intero slancio burocratico dell'azienda sta accelerando in una direzione diversa. Ci vorrà molta persuasione per contrastarlo. Probabilmente più di quanta una persona possa fornire.

 

Ci sono due approcci principali che possono aiutarti in questo caso. Uno è semplicemente parlare preventivamente con le persone di cose che sono importanti per te. Pensi che le iniziative DEI siano fondamentali per una forza lavoro sana? Parlane con le persone che potrebbero essere presenti a quelle riunioni. Pensi che i test automatizzati siano molto più efficaci dei test manuali? Dillo. Assicurati che le persone ti ascoltino prima che le decisioni vengano prese, perché non sarai così efficace in seguito.

L'altro approccio è ascoltare molto. Di solito c'è molta comunicazione prima di una decisione. Potresti non essere in grado di sentirla o vederla direttamente, ma puoi imparare a rilevare alcuni dei segnali. Ciò significa avere un'ampia rete di persone che ascolti e costruire relazioni in modo da capire quando le cose sono nell'aria. Se fai un lavoro abbastanza buono, le persone ti avvertiranno delle decisioni imminenti o addirittura ti chiederanno esplicitamente il tuo contributo. Quindi hai la possibilità di comunicare in modo efficace.